Với nhiều cửa hàng nhỏ, trang web có một việc quan trọng hơn tất cả: khiến người ta liên hệ. Đặt bàn, hỏi về lớp học, xin báo giá, hỏi giờ mở cửa.
Những tin nhắn đó chỉ có ích khi bạn thấy chúng. Trên C Building, tất cả đều về cùng một chỗ.
Tin nhắn đi đâu
Khi ai đó điền biểu mẫu liên hệ hoặc đặt chỗ trên trang web C Building của bạn rồi bấm gửi, nội dung họ gửi được gom vào "Hộp thư biểu mẫu". Bạn mở nó bằng hai cách:
- Từ menu tài khoản ở góc trên bên phải, nơi tin nhắn từ tất cả trang web của bạn được gom lại.
- Từ bảng điều khiển của dự án, bên cạnh các trang, bài viết, media, "Tên miền & xuất bản" và cài đặt.
Nếu bạn có nhiều trang web, chẳng hạn hai chi nhánh hoặc hai thương hiệu, bạn không cần vào từng trang để kiểm tra.
Vì sao một chỗ lại quan trọng
Tin nhắn từ trang web hay bị thất lạc theo những cách quen thuộc: biểu mẫu gửi email đến một địa chỉ không ai đọc nữa, thông báo bị lọc vào thư rác, tin nhắn được xem trên nhầm điện thoại rồi quên mất. Giữ mọi tin nhắn ở một chỗ, ngay trong công cụ bạn dùng để sửa trang web, nghĩa là luôn chỉ có một nơi cần xem.
Biến tin nhắn thành khách hàng
Gom tin nhắn là phần dễ. Vài thói quen sau mới tạo nên khác biệt:
- Kiểm tra vào một giờ cố định mỗi ngày. Chọn một thời điểm, như trước giờ mở cửa hoặc sau khi đóng cửa, và mở "Hộp thư biểu mẫu" vào lúc đó.
- Trả lời nhanh. Người hỏi đặt chỗ hay báo giá thường cũng đang hỏi nơi khác. Ai trả lời trước thường được chọn.
- Chỉ hỏi những gì cần. Tên, cách để trả lời và câu hỏi. Mỗi ô thêm vào khiến người ta ít điền hết biểu mẫu hơn, và bớt ô cũng là bớt dữ liệu cá nhân bạn phải giữ gìn.
- Nói rõ điều gì xảy ra tiếp theo. Bên cạnh biểu mẫu, cho người ta biết bạn sẽ trả lời bằng cách nào và khi nào, ví dụ "Chúng tôi trả lời trong vòng một ngày làm việc qua điện thoại hoặc email". Câu này giúp khách biết trước cần chờ bao lâu và giảm tin nhắn gửi lặp lại.
- Giữ thông tin đúng. Nếu giờ mở cửa hay dịch vụ thay đổi, hãy cập nhật trang có biểu mẫu, để khách không hỏi về những thứ bạn không còn cung cấp. Bước kiểm tra mười phút mỗi tháng của chúng tôi có nói về việc này.
Vì sao chúng tôi làm theo cách này
Sao không gửi hết tin nhắn vào email cho xong?
Email là nơi tin nhắn bị chôn vùi giữa bản tin quảng cáo và hóa đơn. Một nơi riêng cho tin nhắn từ biểu mẫu, ngay cạnh trang web đã gửi chúng đến, giúp chúng luôn hiện rõ trước mắt.
Tôi có cần một công cụ biểu mẫu riêng không?
Với biểu mẫu liên hệ và đặt chỗ trên trang web C Building của bạn thì không. Tin nhắn từ các biểu mẫu đó được gom ngay trong C Building.
Tóm lại
Một trang web mang về tin nhắn chỉ tốt khi bạn trả lời chúng nhanh. Khi mọi tin nhắn ở cùng một chỗ, việc trả lời trở thành phần dễ dàng.